Από το Excel στο λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων: πότε αξίζει η αλλαγή;

Το Excel είναι ευέλικτο. Μπορείς να το διαμορφώσεις στη λειτουργία σου σε είκοσι λεπτά, να αλλάξεις τις στήλες την Παρασκευή επειδή σκέφτηκες κάτι την Πέμπτη, και δεν κοστίζει τίποτα επιπλέον. Για έναν ξενώνα 5 δωματίων με έναν ιδιοκτήτη που τα κάνει όλα, αυτή την ευελιξία δύσκολα τη φτάνεις.

Είναι επίσης φιλικό προς τη χρήση χωρίς σύνδεση. Δεν έχεις ίντερνετ στο κάμπινγκ σου στα βουνά; Το Excel συνεχίζει να δουλεύει. Για ορισμένα καταλύματα, αυτό δεν είναι μικρό πράγμα.

Ξέχασες να ενημερώσεις το φύλλο μετά από μια κράτηση και έχασες τον λογαριασμό για το ποιος φτάνει. Έστειλες έναν επισκέπτη σε ένα δωμάτιο που είναι ήδη κατειλημμένο. Ο καθαριστής σου ρωτάει ποια δωμάτια σήμερα στο WhatsApp, επειδή η λίστα δωματίων ζει σε ένα αρχείο που μόνο εσύ βλέπεις.

Επίσης δεν μπορείς να συγχρονίσεις το Excel με το Booking.com ή το Airbnb. Τα ημερολόγια ζουν σε διαφορετικά μέρη και αρχίζουν να συμβαίνουν διπλές κρατήσεις. Πρόσθεσε έστω και ένα ακόμη κατάλυμα να διαχειριστείς και τα φύλλα εκρήγνυνται.

Το ορατό κόστος είναι μηδέν. Το κρυφό κόστος είναι ο χρόνος που ξοδεύεις ξαναχτίζοντας το φύλλο κάθε εβδομάδα, οι κρατήσεις που χάνεις από λάθη, και η αδυναμία να αναθέσεις, επειδή μόνο εσύ καταλαβαίνεις το αρχείο.

Αν ξοδεύεις έστω και μία ώρα την εβδομάδα σβήνοντας φωτιές στο Excel, αυτό είναι ήδη πάνω από 40 ώρες τον χρόνο. Για έναν πολυσύχναστο ξενώνα 15 δωματίων, μόνο το κόστος των χαμένων κρατήσεων συνήθως αποπληρώνει το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων σε ένα και μόνο σαββατοκύριακο αιχμής.

Έναν ζωντανό πίνακα που μπορεί να δει όλη η ομάδα, στο κινητό της, σε πραγματικό χρόνο. Ένα προφίλ επισκέπτη που θυμάται ποιο δωμάτιο άρεσε σε κάποιον. Συγχρονισμό καναλιών ώστε το Booking και το Airbnb να σταματήσουν να σε κλείνουν διπλά. Μια ροή check-in που εκτυπώνει αυτό που χρειάζονται τα συστήματα αστυνομικής καταγραφής. Πραγματικό ιστορικό ελέγχου ώστε να ξέρεις ποιος άλλαξε τι.

Τίποτα από αυτά δεν είναι μαγεία. Το Excel μπορεί να προσποιηθεί κάποια. Αλλά δεν μπορεί να είναι ταυτόχρονα η πρωινή προβολή της ρεσεψιόν, η λίστα εργασιών του καθαριστή και η μηχανή συγχρονισμού καναλιών. Εκεί κερδίζει τη θέση του το ειδικό λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων.